ChatGPTは何を要約できる？ビジネスですぐ使えるプロンプト例ガイド！専門文書・議事録・講義動画サマリー生成方法は？

「ChatGPTで文書を要約してみたけど要点を拾ってくれない」「どうやって指示すればいいの？」「社内文書を入力して情報漏洩しないか心配」と感じていませんか？

多くの方は、プロンプトエンジニアリングの知識不足から、ChatGPTの要約機能を十分に活かせていないのが現状です。単に「要約して」と指示するだけでは、期待通りの結果は得られません。

本記事では、議事録や調査レポート、技術文書など様々な業務文書に応用できる実践的なプロンプトテンプレートを紹介します。また、OCR連携によるPDF要約やYouTube動画の要約方法、さらには機密情報を守るためのセキュアAI利用ポリシーまで、ChatGPT要約機能をビジネスで安全に活用するための完全ガイドをお届けします。

これを読めば、明日から社内のナレッジ管理や情報収集を劇的に効率化できるはずです。

ChatGPTは何を要約できる？
ChatGPTによる要約のビジネス活用シーン
チームで使い回せるプロンプトテンプレート集
ChatGPTトラブル時の対処法とセキュリティへの配慮
- 一度に処理できない時のテキスト分割術
- 社内利用における情報漏洩の防止策
まとめ

ChatGPTは何を要約できる？

ChatGPTは様々な形式のコンテンツを効率的に要約できるツールとして、ビジネスシーンで急速に普及しています。単なるテキスト文書だけでなく、多様なメディア形式からの情報抽出が可能なため、情報過多時代の強力な味方となります。

ChatGPTが要約できるのはテキストだけではない

ChatGPTは基本的にはテキストを処理するAIですが、様々な形式のコンテンツを適切な方法で連携することで以下のようなテキスト以外の情報源も要約できます。

通常のテキスト文書（社内文書、レポート、マニュアルなど）
PDF文書（OCR処理を通じて）
画像内のテキスト（スクリーンショット、写真内の文字など）
動画コンテンツ（YouTube動画の字幕や書き起こし）
Webサイトやブログの記事内容
SNS投稿や会話のスレッド

コンテキストウィンドウというテキスト処理容量の制限はありますが、GPT-4モデルでは約100,000単語（約12万トークン）程度まで処理できるため、ほとんどの実務文書に対応できます。

ビジネス文書・議事録・PDFを要約できる？

ビジネスシーンでは、様々な形式の情報源をChatGPTで要約することが可能です。例えば、会議の議事録は手書きのメモをテキスト化した後に要約できますし、長時間の会議動画も音声認識ツールと組み合わせて要約できます。

PDF文書については、テキスト抽出可能なPDFであれば直接内容をコピーしてChatGPTに入力可能です。スキャンされたPDFの場合は、OCRツールでテキスト化した後に要約処理を行います。

これにより、紙の資料や古い文書もデジタル化して効率的に情報抽出ができます。実務での具体例として以下があります。

50ページの市場調査PDFから主要トレンドと数値データを抽出
1時間の戦略会議の議事録から決定事項と次回アクションを箇条書きで抽出
英語の技術マニュアルを日本語で要約し、必要な手順だけを抽出

YouTube動画も要約できる？

YouTube動画は字幕データを活用することで効率的に要約できます。例えば、1時間のセミナー動画を見る代わりに、数分で要点を把握することが可能になります。

セミナーや講演、インタビュー動画などの要約は、情報収集の効率を大幅に向上させます。例えば、競合企業のプレゼン動画から製品戦略の要点を抽出可能です。

WebサイトやSNS投稿も要約できる？

WebサイトやSNS投稿の要約も十分に可能です。Webサイトの場合、URLを提供して「検索」機能を使う、または記事やページのテキストをコピーしてChatGPTに入力すれば要約できます。

複数ページにわたるWebコンテンツは、重要な部分を選択して要約することで、効率的に情報を抽出できます。

SNS投稿については、長いスレッドや複数の投稿をまとめて要約することで、議論の全体像を把握しやすくなります。特にX（旧Twitter）の長いスレッドや、LinkedInの詳細な投稿は、要約することで時間を節約できます。

Webスクレイピングツールと組み合わせることで、複数のWebサイトから情報を収集し、一括して要約・分析することも可能です。これにより、競合分析や市場調査の効率が大幅に向上します。

ただし、WebサイトやSNSの要約に関しては、以下の点に注意が必要です。

常に最新情報とは限らない
コンテキストウィンドウの制限で、非常に長いコンテンツは分割処理が必要
画像主体のSNS（InstagramやTikTokなど）（基本的には現状ではテキスト要素のみの処理）

このように、ChatGPTは単なるテキスト文書だけでなく、様々なメディア形式の情報を適切な前処理を行うことで要約できる強力なツールです。ビジネスパーソンにとって、情報収集と知識抽出の効率を飛躍的に高めることができます。

ChatGPTでウェブから情報を自動収集する方法（スクレイピング）については、こちらの記事で解説しています。

ChatGPTによる要約のビジネス活用シーン

ChatGPTによる要約機能は、ビジネスの様々な場面で業務効率化を実現します。単なる時間短縮だけでなく、情報の構造化やナレッジマネジメントを通じて、組織全体の生産性向上に貢献できます。

マーケティング資料や調査レポートの時短要約

マーケティング部門や経営企画部門では、以下のような大量の調査データや市場レポートを短時間で把握する必要があります。

四半期ごとの市場データレポートから業界トレンドを抽出
複数の競合製品の仕様書を比較分析
SNSでの自社製品に関する反応をまとめて傾向分析
海外市場の調査レポートを翻訳しながら要約

ChatGPTを活用すれば、数十ページに及ぶ市場調査レポートでも、重要ポイントや数値データを抽出した要約を数分で作成できます。

例えば、調査会社から届いた業界レポートを全て読む時間がない場合、ChatGPTに以下のように指示するだけで、意思決定に必要な情報を素早く抽出できます。

主要な市場動向、成長率予測、主要プレーヤーの動きに注目して要約してください

1	主要な市場動向、成長率予測、主要プレーヤーの動きに注目して要約してください

特に効果的なのは競合分析です。複数の競合企業のウェブサイト、プレスリリース、製品資料などをChatGPTで要約・比較することで、競合状況の全体像を効率的に把握できます。

議事録や打ち合わせメモの整理・共有

会議の議事録作成は多くの組織で時間を要する業務ですが、ChatGPTを活用することで大幅に効率化できます。録音した会議内容を文字起こしした後、ChatGPTで要約することで、重要ポイントだけを抽出した議事録を作成できます。

文字起こし自体をChatGPTで行う方法もあります。

例えば、1時間の商品企画会議の内容を「決定事項」「検討事項」「次回アクション」などのカテゴリに分けて構造化するよう指示できます、そうすれば、参加者全員が共通認識を持ちやすい形式の議事録が完成します。

プロジェクト進行中の複数の会議メモをまとめて要約することで、プロジェクト全体の進捗状況や課題を一目で把握することも可能になります。これにより、重要な決定事項の見落としを防ぎ、プロジェクト管理の質を向上させることができます。

英語論文や海外ニュースの翻訳＋要約

グローバルビジネスでは、英語をはじめとする外国語の情報収集が欠かせません。ChatGPTは翻訳と要約を同時に行えるため、以下方法で海外の最新動向を効率よく把握するのに最適です。

英語の技術論文を日本語で要約し、重要な研究結果だけを抽出
海外メディアの業界ニュースを毎日要約して社内共有
多言語の製品レビューを統合し、地域ごとの評価傾向を分析
海外拠点からの英語レポートを日本語で簡潔に要約

例えば、英語の学術論文や技術文書を要約すれば、内容理解に必要な時間を大幅に短縮できます。また、業界特有の専門用語を含む文書でも、適切なプロンプトで用語の定義や解説を含めた要約を作成できます。

多言語要約対応の強みを活かせば、複数の言語で書かれた情報を統合して分析することも可能です。例えば、同一トピックに関する英語、中国語、ドイツ語の記事を収集し、日本語で統合要約することで、グローバルな視点での情報収集ができます。

社内ナレッジやマニュアルの構造化

企業内には膨大な量のドキュメントが存在しますが、必要な情報を探し出すのに時間がかかることが多いものです。ChatGPTを活用すれば、長文のマニュアルや社内規定を構造化された形で要約し、必要な情報に素早くアクセスできるようになります。

例えば、50ページの社内規定書を「部署別に関連する規定を抽出し、重要度順に並べ替えて要約してください」と指示すれば、各部署が必要とする情報だけをコンパクトにまとめることができます。

これにより、ナレッジマネジメントの質が向上し、業務効率化につながります。

また、社内に蓄積された過去の報告書や提案書などを要約・分類することで、暗黙知を形式知化し、組織全体で共有できる知識ベースを構築することも可能になります。これは特に世代交代や人材流動が活発な組織において、知識の継承に役立ちます。

チームで使い回せるプロンプトテンプレート集

効率的な要約作業のためには、目的や対象に合わせたプロンプトテンプレートを用意しておくことが重要です。チーム内で共通のテンプレートを活用することで、質の高い要約を安定して生成することができます。

議事録作成用テンプレート

会議の議事録作成は、多くの組織で日常的に発生する業務です。以下のテンプレートを活用することで、構造化された質の高い議事録を効率的に作成できます。

ステップバイステップ（Step-by-step）プロンプトを活用すれば、会議の流れに沿った構造的な議事録を作成することも可能です。例えば、以下の形で指示できます。

以下の会議のトランスクリプトまたは要約を元に、詳細な議事録を作成してください。

**ステップ1：議題ごとの分類と概要**
各議題セクションを明確に分け、それぞれの議題について以下の情報を含めてください。
- 議題名
- 議論の開始時間と終了時間（もしトランスクリプトから抽出可能であれば）
- 議題の簡単な概要（2-3文）

**ステップ2：各議題の結論と決定事項の詳細抽出**
各議題について、議論された内容から以下の情報を詳細に抽出してください。
- **結論:** 議論の最終的な結論や合意事項を明確に記述してください。複数の結論がある場合は、それぞれ箇条書きで示してください。
- **決定事項:** 具体的な決定事項（誰が、何を、いつまでに行うか）を明確に記述してください。決定事項ごとに担当者と期日を明記してください。もし期日が不明な場合は「未定」と記載してください。

**ステップ3：次回までのアクションアイテムのリスト化と担当者・期日の明記**
会議中に明確になった次回までのアクションアイテムをリスト化してください。各アクションアイテムについて、以下の情報を含めてください。
- アクションアイテムの内容
- 担当者（複数いる場合は全員）
- 期日（具体的な日付）
- 優先度（高・中・低）

**ステップ4：補足情報と懸念事項の抽出**
議論の中で特に重要だった補足情報、未解決の懸念事項、または今後の検討が必要な事項があれば、別途リスト化してください。

**ステップ5：議事録の形式と表現**
- 各項目は見出しと箇条書きを効果的に使用し、読みやすく整理してください。
- 専門用語は必要に応じて簡単な説明を加えてください。
- 客観的かつ簡潔な表現を心がけてください。

**入力テキスト:** [会議のトランスクリプトまたは要約をここに貼り付け]

以下の会議のトランスクリプトまたは要約を元に、詳細な議事録を作成してください。

**ステップ1：議題ごとの分類と概要**

各議題セクションを明確に分け、それぞれの議題について以下の情報を含めてください。

- 議題名

- 議論の開始時間と終了時間（もしトランスクリプトから抽出可能であれば）

- 議題の簡単な概要（2-3文）

**ステップ2：各議題の結論と決定事項の詳細抽出**

各議題について、議論された内容から以下の情報を詳細に抽出してください。

- **結論:** 議論の最終的な結論や合意事項を明確に記述してください。複数の結論がある場合は、それぞれ箇条書きで示してください。

- **決定事項:** 具体的な決定事項（誰が、何を、いつまでに行うか）を明確に記述してください。決定事項ごとに担当者と期日を明記してください。もし期日が不明な場合は「未定」と記載してください。

**ステップ3：次回までのアクションアイテムのリスト化と担当者・期日の明記**

会議中に明確になった次回までのアクションアイテムをリスト化してください。各アクションアイテムについて、以下の情報を含めてください。

- アクションアイテムの内容

- 担当者（複数いる場合は全員）

- 期日（具体的な日付）

- 優先度（高・中・低）

**ステップ4：補足情報と懸念事項の抽出**

議論の中で特に重要だった補足情報、未解決の懸念事項、または今後の検討が必要な事項があれば、別途リスト化してください。

**ステップ5：議事録の形式と表現**

- 各項目は見出しと箇条書きを効果的に使用し、読みやすく整理してください。

- 専門用語は必要に応じて簡単な説明を加えてください。

- 客観的かつ簡潔な表現を心がけてください。

**入力テキスト:** [会議のトランスクリプトまたは要約をここに貼り付け]

このテンプレートを使えば、1時間の会議内容でも5分程度で構造化された議事録に変換できます。特に決定事項とアクションアイテムを明確に分離することで、後日の確認や進捗管理がしやすくなります。

会議に参加できなかったメンバーでも重要ポイントを素早く把握でき、チーム全体の情報共有の質が向上したと報告されています。

英語論文の翻訳＋要約用テンプレート

英語の学術論文や技術文書を以下のように指示すれば、内容理解に必要な時間を大幅に短縮できます。

下の英語の学術論文の内容を理解したいです。

1. 日本語で300字程度に要約してください。
2. この論文の最も重要な貢献（新規性、独自性）を3点箇条書きで説明してください。
3. その貢献が、既存の研究や技術に対してどのような進歩をもたらすのかを説明してください。
4. 特に重要な専門用語を3つ選び、それぞれ日本語で分かりやすく説明してください。

下の英語の学術論文の内容を理解したいです。

1. 日本語で300字程度に要約してください。

2. この論文の最も重要な貢献（新規性、独自性）を3点箇条書きで説明してください。

3. その貢献が、既存の研究や技術に対してどのような進歩をもたらすのかを説明してください。

4. 特に重要な専門用語を3つ選び、それぞれ日本語で分かりやすく説明してください。

また、業界特有の専門用語を含む文書でも、適切なプロンプトで用語の定義や解説を含めた要約を作成できます。

社内規定文書の構造化用テンプレート

企業内には膨大な量のドキュメントが存在します。例えば、社内規定書を以下のように指示すれば、各部署が必要とする情報だけをコンパクトにまとめることができます。

以下の社内規定書の内容を、部署別に重要度順に構造化して要約してください。

**ステップ1：部署の特定と関連規定の抽出**
まず、以下の部署（[部署名1], [部署名2], [部署名3]...）それぞれに関連する規定を文書全体から抽出してください。

**ステップ2：各部署における規定の重要度評価**
各部署に関連する規定について、その業務への影響度に基づいて重要度を「高・中・低」で評価してください。重要度の判断基準が不明な場合は、「[重要度判断のキーワードや観点]」に基づいて判断してください。

**ステップ3：重要度順の要約**
各部署ごとに、抽出された規定を重要度「高→中→低」の順に並べ替え、それぞれの規定の要点を3〜5文で要約してください。

**ステップ4：構造化された出力形式**
以下の構造で要約を出力してください。

---
**[部署名1]**

**【重要度：高】**
- **[規定名1]:** [要約]
- **[規定名2]:** [要約]
...

**【重要度：中】**
- **[規定名3]:** [要約]
...

**【重要度：低】**
- **[規定名4]:** [要約]
...

**[部署名2]**

**【重要度：高】**
- **[規定名5]:** [要約]
...

...
---

**入力テキスト:** [社内規定書の内容をここに貼り付け]

以下の社内規定書の内容を、部署別に重要度順に構造化して要約してください。

**ステップ1：部署の特定と関連規定の抽出**

まず、以下の部署（[部署名1], [部署名2], [部署名3]...）それぞれに関連する規定を文書全体から抽出してください。

**ステップ2：各部署における規定の重要度評価**

各部署に関連する規定について、その業務への影響度に基づいて重要度を「高・中・低」で評価してください。重要度の判断基準が不明な場合は、「[重要度判断のキーワードや観点]」に基づいて判断してください。

**ステップ3：重要度順の要約**

各部署ごとに、抽出された規定を重要度「高→中→低」の順に並べ替え、それぞれの規定の要点を3〜5文で要約してください。

**ステップ4：構造化された出力形式**

以下の構造で要約を出力してください。

---

**[部署名1]**

**【重要度：高】**

- **[規定名1]:** [要約]

- **[規定名2]:** [要約]

...

**【重要度：中】**

- **[規定名3]:** [要約]

...

**【重要度：低】**

- **[規定名4]:** [要約]

...

**[部署名2]**

**【重要度：高】**

- **[規定名5]:** [要約]

...

---

**入力テキスト:** [社内規定書の内容をここに貼り付け]

これにより、ナレッジマネジメントの質が向上し、業務効率化につながります。

また、社内に蓄積された過去の報告書や提案書などを要約・分類することで暗黙知を形式知化し、組織全体で共有できる知識ベースを構築することも可能になります。これは特に世代交代や人材流動が活発な組織において、知識の継承に役立ちます。

市場調査レポート用テンプレート

マーケティングや経営企画部門では、市場調査レポートや競合分析資料を頻繁に扱います。以下のテンプレートを活用することで、大量の情報から重要ポイントを効率的に抽出できます。

以下の市場調査レポートを、当社のマーケティング戦略および経営戦略の立案に役立つよう、構造化して要約してください。

**ステップ1：エグゼクティブサマリー（戦略的視点）**
レポート全体の要点を200字以内で要約し、特に当社のビジネスに影響を与える可能性のある主要な結論や提言を強調してください。

**ステップ2：主要な市場トレンドと機会の特定**
レポートから、今後当社のビジネスチャンスにつながる可能性のある主要な市場トレンドを3〜5項目特定し、それぞれのトレンドがもたらす具体的な機会について簡潔に説明してください。

**ステップ3：市場規模と成長予測（ターゲット市場に焦点を当てる）**
レポートに記載されている市場規模と成長予測データのうち、当社のターゲット市場に最も関連性の高い数値を抽出し、その成長の背景にある要因とともに示してください。もしターゲット市場に関する詳細なデータがない場合は、全体市場のデータからターゲット市場を推測できる情報があれば言及してください。

**ステップ4：競合状況の分析と差別化のポイント**
主要な競合プレーヤーとその市場シェアをリストアップし、各プレーヤーの強み・弱みを分析してください。その上で、当社が市場で優位性を確立するための差別化のポイントについて提案してください。

**ステップ5：消費者行動の変化とマーケティング戦略への影響**
レポートに示されている消費者行動の変化のうち、当社のマーケティング戦略に影響を与える可能性のある重要な点を抽出し、具体的な施策への示唆を提示してください（例：デジタルマーケティングの強化、新たな顧客セグメントへのアプローチなど）。

**ステップ6：今後3年間の業界予測とリスクへの対応**
レポートに記載されている今後3年間の業界予測に基づき、当社にとってのリスク要因を特定し、それらに対する備えや対応策の方向性について提案してください。

**ステップ7：自社ビジネスへの示唆（具体的なアクションプラン）**
上記の分析を踏まえ、当社が今後取るべき具体的なアクションプランを3つ提案してください。各アクションプランには、目的、具体的な内容、期待される効果を簡潔に記述してください。

**入力テキスト:** [市場調査レポートのテキストをここに貼り付け]

以下の市場調査レポートを、当社のマーケティング戦略および経営戦略の立案に役立つよう、構造化して要約してください。

**ステップ1：エグゼクティブサマリー（戦略的視点）**

レポート全体の要点を200字以内で要約し、特に当社のビジネスに影響を与える可能性のある主要な結論や提言を強調してください。

**ステップ2：主要な市場トレンドと機会の特定**

レポートから、今後当社のビジネスチャンスにつながる可能性のある主要な市場トレンドを3〜5項目特定し、それぞれのトレンドがもたらす具体的な機会について簡潔に説明してください。

**ステップ3：市場規模と成長予測（ターゲット市場に焦点を当てる）**

レポートに記載されている市場規模と成長予測データのうち、当社のターゲット市場に最も関連性の高い数値を抽出し、その成長の背景にある要因とともに示してください。もしターゲット市場に関する詳細なデータがない場合は、全体市場のデータからターゲット市場を推測できる情報があれば言及してください。

**ステップ4：競合状況の分析と差別化のポイント**

主要な競合プレーヤーとその市場シェアをリストアップし、各プレーヤーの強み・弱みを分析してください。その上で、当社が市場で優位性を確立するための差別化のポイントについて提案してください。

**ステップ5：消費者行動の変化とマーケティング戦略への影響**

レポートに示されている消費者行動の変化のうち、当社のマーケティング戦略に影響を与える可能性のある重要な点を抽出し、具体的な施策への示唆を提示してください（例：デジタルマーケティングの強化、新たな顧客セグメントへのアプローチなど）。

**ステップ6：今後3年間の業界予測とリスクへの対応**

レポートに記載されている今後3年間の業界予測に基づき、当社にとってのリスク要因を特定し、それらに対する備えや対応策の方向性について提案してください。

**ステップ7：自社ビジネスへの示唆（具体的なアクションプラン）**

上記の分析を踏まえ、当社が今後取るべき具体的なアクションプランを3つ提案してください。各アクションプランには、目的、具体的な内容、期待される効果を簡潔に記述してください。

**入力テキスト:** [市場調査レポートのテキストをここに貼り付け]

これらのテンプレートを使用することで、数十ページに及ぶ調査レポートから意思決定に必要な情報を抽出することが容易になります

競合分析用テンプレート

マーケティングや経営企画部門では、競合分析資料も頻繁に扱います。以下のテンプレートを活用することで、大量の情報から重要ポイントを効率的に抽出できます。

以下の競合情報をもとに、当社の市場戦略策定に資する競合分析の要約を作成してください。特に、当社のSWOT分析（強み、弱み、機会、脅威）に役立つ情報と、具体的な戦略的示唆を重点的に抽出してください。

**ステップ1：競合企業のSWOT分析の推定**
各競合企業（[競合企業名1], [競合企業名2], [競合企業名3]...）の概要、公開情報、顧客評価などに基づき、それぞれの強み、弱みを推定してください。

**ステップ2：製品・サービスの徹底比較と差別化要因の特定**
製品・サービスの機能、価格、ターゲット顧客に加え、独自の技術、特許、品質、デザイン、ブランドイメージなども比較表に含めてください。その上で、各競合企業の製品・サービスが持つ独自の差別化要因を明確に特定してください。

**ステップ3：マーケティング戦略の詳細分析と示唆**
各競合企業の採用しているマーケティング戦略（プロモーションチャネル、メッセージング、コンテンツ戦略、顧客エンゲージメントなど）の違いを分析し、当社のマーケティング戦略に活用できる示唆や、注意すべき点を提示してください。

**ステップ4：価格戦略の比較と自社への影響**
各競合企業の価格戦略（高価格帯、低価格帯、バリュープライシングなど）を比較し、当社の価格戦略に与える影響と、取りうる対抗策について考察してください。

**ステップ5：顧客評価の深掘りと改善点**
顧客レビュー、評価サイト、SNSなどから顧客評価のサマリーを作成し、競合企業の顧客満足度が高い点、低い点を分析してください。その結果を踏まえ、当社が顧客満足度を向上させるためのヒントを提示してください。

**ステップ6：最近の事業展開・ニュースと今後の予測**
競合企業の最近の事業展開（新製品リリース、提携、M&A、海外展開など）やニュースをまとめ、各社の今後の戦略や市場への影響を予測してください。

**ステップ7：自社との差別化ポイントの明確化と強化策**
上記の分析を踏まえ、当社が競合他社に対して持つ独自の差別化ポイントを明確に記述してください。さらに、その差別化ポイントを強化し、競争優位性を確立するための具体的な施策を提案してください。

**入力テキスト:** [競合情報のテキストをここに貼り付け]

**出力形式の希望:** (例：各競合企業のSWOT分析を表形式で出力してください。)

以下の競合情報をもとに、当社の市場戦略策定に資する競合分析の要約を作成してください。特に、当社のSWOT分析（強み、弱み、機会、脅威）に役立つ情報と、具体的な戦略的示唆を重点的に抽出してください。

**ステップ1：競合企業のSWOT分析の推定**

各競合企業（[競合企業名1], [競合企業名2], [競合企業名3]...）の概要、公開情報、顧客評価などに基づき、それぞれの強み、弱みを推定してください。

**ステップ2：製品・サービスの徹底比較と差別化要因の特定**

製品・サービスの機能、価格、ターゲット顧客に加え、独自の技術、特許、品質、デザイン、ブランドイメージなども比較表に含めてください。その上で、各競合企業の製品・サービスが持つ独自の差別化要因を明確に特定してください。

**ステップ3：マーケティング戦略の詳細分析と示唆**

各競合企業の採用しているマーケティング戦略（プロモーションチャネル、メッセージング、コンテンツ戦略、顧客エンゲージメントなど）の違いを分析し、当社のマーケティング戦略に活用できる示唆や、注意すべき点を提示してください。

**ステップ4：価格戦略の比較と自社への影響**

各競合企業の価格戦略（高価格帯、低価格帯、バリュープライシングなど）を比較し、当社の価格戦略に与える影響と、取りうる対抗策について考察してください。

**ステップ5：顧客評価の深掘りと改善点**

顧客レビュー、評価サイト、SNSなどから顧客評価のサマリーを作成し、競合企業の顧客満足度が高い点、低い点を分析してください。その結果を踏まえ、当社が顧客満足度を向上させるためのヒントを提示してください。

**ステップ6：最近の事業展開・ニュースと今後の予測**

競合企業の最近の事業展開（新製品リリース、提携、M&A、海外展開など）やニュースをまとめ、各社の今後の戦略や市場への影響を予測してください。

**ステップ7：自社との差別化ポイントの明確化と強化策**

上記の分析を踏まえ、当社が競合他社に対して持つ独自の差別化ポイントを明確に記述してください。さらに、その差別化ポイントを強化し、競争優位性を確立するための具体的な施策を提案してください。

**入力テキスト:** [競合情報のテキストをここに貼り付け]

**出力形式の希望:** (例：各競合企業のSWOT分析を表形式で出力してください。)

これらのテンプレートを使用することで、大量の競合企業の情報を統合・整理したりすることが容易になります。

PDF資料用テンプレートとOCR連携のヒント

PDF形式の資料は、テキスト抽出可能なものとスキャンされた画像ベースのものがあります。それぞれに適したアプローチでChatGPTと連携させることができます。

テキスト抽出可能PDF用テンプレートを以下に挙げます。

以下のPDF文書の内容を構造化して要約し、具体的なアクションアイテムを抽出してください。

**ステップ1：文書の核心**
文書の主題と主要な目的を明確に記述してください。

**ステップ2：章立てに基づいた詳細要約と重要度の評価**
文書の章立てに沿って各章の要点を要約し、それぞれの章の内容が意思決定に与える影響度を「高・中・低」で評価してください。

**ステップ3：数値データ・図表の解釈と視覚化の提案**
重要な数値データや図表の内容を抽出し、その意味するところを簡潔に説明してください。必要に応じて、これらの情報をより分かりやすく視覚化するためのアイデア（グラフの種類など）を提案してください。

**ステップ4：専門用語の解説とビジネスコンテキストへの関連付け**
文書中に含まれる専門用語を抽出し、簡潔で分かりやすい説明を加えてください。さらに、それらの専門用語が当社のビジネスコンテキストにおいてどのような意味を持つかを説明してください。

**ステップ5：[文字数]字以内の要約と構造化された出力**
上記の情報を踏まえ、全体で[文字数]字以内に要約してください。出力は、見出しと箇条書きを効果的に使用し、構造化された形式でお願いします。

**入力テキスト:** [PDFからコピーしたテキストをここに貼り付け]

以下のPDF文書の内容を構造化して要約し、具体的なアクションアイテムを抽出してください。

**ステップ1：文書の核心**

文書の主題と主要な目的を明確に記述してください。

**ステップ2：章立てに基づいた詳細要約と重要度の評価**

文書の章立てに沿って各章の要点を要約し、それぞれの章の内容が意思決定に与える影響度を「高・中・低」で評価してください。

**ステップ3：数値データ・図表の解釈と視覚化の提案**

重要な数値データや図表の内容を抽出し、その意味するところを簡潔に説明してください。必要に応じて、これらの情報をより分かりやすく視覚化するためのアイデア（グラフの種類など）を提案してください。

**ステップ4：専門用語の解説とビジネスコンテキストへの関連付け**

文書中に含まれる専門用語を抽出し、簡潔で分かりやすい説明を加えてください。さらに、それらの専門用語が当社のビジネスコンテキストにおいてどのような意味を持つかを説明してください。

**ステップ5：[文字数]字以内の要約と構造化された出力**

上記の情報を踏まえ、全体で[文字数]字以内に要約してください。出力は、見出しと箇条書きを効果的に使用し、構造化された形式でお願いします。

**入力テキスト:** [PDFからコピーしたテキストをここに貼り付け]

OCR処理後のテキスト要約用テンプレートも以下に紹介します。

以下のOCRで読み取ったテキストを、誤字脱字を修正しながら構造化して要約し、各ポイントの信頼度を評価してください。

**ステップ1：全体像の把握と主要テーマの特定**
テキスト全体を読み解き、文書の主要なテーマと伝えたいメッセージを把握してください。

**ステップ2：文脈に基づいたOCR誤りの修正と重要箇所の特定**
明らかなOCRの誤字脱字は文脈から推測して修正してください。その上で、文書の主要な主張や重要な情報が含まれる箇所を特定してください。

**ステップ3：主要ポイントの構造化と箇条書き**
特定された主要なポイントを、論理的な順序または重要度順に箇条書きで抽出してください。各ポイントは簡潔かつ具体的に記述してください。

**ステップ4：不明瞭な部分の特定と理由の説明**
内容が不明瞭な部分や、OCRの誤りが原因で意味が理解できない箇所があれば、「不明確な内容あり：[該当箇所またはその周辺のテキスト] - [不明瞭な理由]」のように具体的に記述してください。

**ステップ5：各ポイントの信頼度評価**
抽出された各主要ポイントについて、その信頼度を「高・中・低」で評価し、その理由を簡潔に説明してください（例：「高：複数の箇所で同様の記述あり」「中：一度しか言及がないが文脈から重要」「低：OCRの誤りの可能性があり断定できない」）。

**ステップ6：[文字数]字以内の要約と全体的な信頼性評価**
上記の情報を踏まえ、全体で[文字数]字以内で要約してください。最後に、OCR処理されたテキスト全体の信頼性について、総合的な評価を簡潔に述べてください。

**入力テキスト:** [OCR処理したテキストをここに貼り付け]

以下のOCRで読み取ったテキストを、誤字脱字を修正しながら構造化して要約し、各ポイントの信頼度を評価してください。

**ステップ1：全体像の把握と主要テーマの特定**

テキスト全体を読み解き、文書の主要なテーマと伝えたいメッセージを把握してください。

**ステップ2：文脈に基づいたOCR誤りの修正と重要箇所の特定**

明らかなOCRの誤字脱字は文脈から推測して修正してください。その上で、文書の主要な主張や重要な情報が含まれる箇所を特定してください。

**ステップ3：主要ポイントの構造化と箇条書き**

特定された主要なポイントを、論理的な順序または重要度順に箇条書きで抽出してください。各ポイントは簡潔かつ具体的に記述してください。

**ステップ4：不明瞭な部分の特定と理由の説明**

内容が不明瞭な部分や、OCRの誤りが原因で意味が理解できない箇所があれば、「不明確な内容あり：[該当箇所またはその周辺のテキスト] - [不明瞭な理由]」のように具体的に記述してください。

**ステップ5：各ポイントの信頼度評価**

抽出された各主要ポイントについて、その信頼度を「高・中・低」で評価し、その理由を簡潔に説明してください（例：「高：複数の箇所で同様の記述あり」「中：一度しか言及がないが文脈から重要」「低：OCRの誤りの可能性があり断定できない」）。

**ステップ6：[文字数]字以内の要約と全体的な信頼性評価**

上記の情報を踏まえ、全体で[文字数]字以内で要約してください。最後に、OCR処理されたテキスト全体の信頼性について、総合的な評価を簡潔に述べてください。

**入力テキスト:** [OCR処理したテキストをここに貼り付け]

OCR処理の精度を上げるコツとしては、以下の点に注意しましょう。

画像の解像度を上げる（300dpi以上が理想的）
コントラストを調整して文字を鮮明にする
傾きを修正して水平に揃える
複雑なレイアウトの文書は列ごとに分けて処理する

OCR処理後のテキストには誤認識が含まれることが多いため、ChatGPTに渡す際には「OCRで処理したテキストなので誤字がある可能性があります」と明示するとより適切な要約が得られます。

一般的なYouTube動画要約のプロンプト

YouTube動画の内容を効率的に把握するには、字幕データを活用するのが効果的です。以下のプロンプト例を参考にしてください。

以下はYouTube動画の字幕テキストです。内容を要約してください：
1. 動画の主題と目的
2. 主要なポイントを時系列で整理
3. 重要な発言や統計データを引用
4. 視聴者へのアクションコール（もしあれば）
5. 全体で[文字数]字以内にまとめる

[YouTube字幕テキストをここに貼り付け]

以下はYouTube動画の字幕テキストです。内容を要約してください：

1. 動画の主題と目的

2. 主要なポイントを時系列で整理

3. 重要な発言や統計データを引用

4. 視聴者へのアクションコール（もしあれば）

5. 全体で[文字数]字以内にまとめる

[YouTube字幕テキストをここに貼り付け]

セミナー・講演動画要約のプロンプト

セミナー・講演動画を要約するのに向いたテンプレートを紹介します。

以下の教育・セミナー系YouTube動画の字幕を分析し、学習目標の達成と具体的な行動変容を促すための構造化された要約を作成してください。

**ステップ1：セミナーの主題、対象者、および学習目標の明確化**
動画の冒頭や講師の発言から、セミナーの主題、主な対象者、そして参加者がこのセミナーを通じて何を学べるようになるべきかを明確に記述してください。

**ステップ2：講師が強調する主要コンセプトの特定と核心的な説明**
講師が繰り返し強調する、または特に重要と思われる主要なコンセプトを3〜5項目特定し、それぞれのコンセプトの本質を簡潔かつ分かりやすく説明してください。

**ステップ3：各コンセプトの要点、具体例、および深掘り**
各主要コンセプトについて、具体的な要点（重要な定義、理論、メカニズムなど）を抽出し、動画内で挙げられた具体的な事例やたとえ話を交えて説明してください。必要に応じて、さらに理解を深めるための補足情報や関連知識を簡潔に加えてください。

**ステップ4：実践的なアドバイス、テクニック、および注意点**
動画内で紹介された、すぐに実践できる具体的なアドバイスやテクニックを抽出し、それぞれの実行方法や注意点について簡潔に説明してください。

**ステップ5：追加の学習リソースとその活用方法（言及があれば）**
講師が言及した書籍、ウェブサイト、ツールなどの追加学習リソースがあれば、それらをリストアップし、それぞれの内容と、どのように学習に役立てられるかを簡潔に説明してください。

**ステップ6：学んだ内容を実践するための具体的なステップと目標設定**
動画の内容を踏まえ、学んだ内容を実際の行動に移し、知識を定着させるための具体的なステップを3つ以上提案してください。各ステップは、SMARTゴール（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound）の要素を含めるようにしてください。

**入力テキスト:** [YouTube字幕テキストをここに貼り付け]

以下の教育・セミナー系YouTube動画の字幕を分析し、学習目標の達成と具体的な行動変容を促すための構造化された要約を作成してください。

**ステップ1：セミナーの主題、対象者、および学習目標の明確化**

動画の冒頭や講師の発言から、セミナーの主題、主な対象者、そして参加者がこのセミナーを通じて何を学べるようになるべきかを明確に記述してください。

**ステップ2：講師が強調する主要コンセプトの特定と核心的な説明**

講師が繰り返し強調する、または特に重要と思われる主要なコンセプトを3〜5項目特定し、それぞれのコンセプトの本質を簡潔かつ分かりやすく説明してください。

**ステップ3：各コンセプトの要点、具体例、および深掘り**

各主要コンセプトについて、具体的な要点（重要な定義、理論、メカニズムなど）を抽出し、動画内で挙げられた具体的な事例やたとえ話を交えて説明してください。必要に応じて、さらに理解を深めるための補足情報や関連知識を簡潔に加えてください。

**ステップ4：実践的なアドバイス、テクニック、および注意点**

動画内で紹介された、すぐに実践できる具体的なアドバイスやテクニックを抽出し、それぞれの実行方法や注意点について簡潔に説明してください。

**ステップ5：追加の学習リソースとその活用方法（言及があれば）**

講師が言及した書籍、ウェブサイト、ツールなどの追加学習リソースがあれば、それらをリストアップし、それぞれの内容と、どのように学習に役立てられるかを簡潔に説明してください。

**ステップ6：学んだ内容を実践するための具体的なステップと目標設定**

動画の内容を踏まえ、学んだ内容を実際の行動に移し、知識を定着させるための具体的なステップを3つ以上提案してください。各ステップは、SMARTゴール（Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound）の要素を含めるようにしてください。

**入力テキスト:** [YouTube字幕テキストをここに貼り付け]

YouTube動画の字幕を取得する方法としては、以下のアプローチがあります。

YouTubeの自動生成字幕をコピー＆ペースト（精度に難あり）
専用のWebサービスを利用（YouTube Transcript等）
YouTubeのCCボタンから表示される字幕をコピー

ChatGPTトラブル時の対処法とセキュリティへの配慮

ChatGPTを業務で活用する際には、時に技術的な制限や課題に直面することがあります。また、機密情報を扱う際のセキュリティ対策も重要です。これらの課題への対処方法を理解しておきましょう。

一度に処理できない時のテキスト分割術

ChatGPTには処理できるテキスト量の制限（コンテキストウィンドウ）があります。長大な文書を要約する場合は、以下に挙げる適切な分割方法が重要です。

構造に基づく分割：章や節、見出しなどの自然な区切りで分割
均等分割：一定の文字数や段落数で機械的に分割
内容に基づく分割：テーマやトピックに基づいて論理的に分割

分割時に見出し階層を明示すると、文書構造の理解を助けることができます。また、以下のようにメタ情報を付加するのも効果的です。

これは技術仕様書の前半部分で、主にシステム要件について述べています

1	これは技術仕様書の前半部分で、主にシステム要件について述べています

社内利用における情報漏洩の防止策

ChatGPTを業務で活用する際、機密情報の取り扱いには細心の注意が必要です。以下の防止策を実施することで、安全な利用が可能になります。

個人名、会社名、製品名などを一般的な表現に置き換える
例：「山田太郎」→「A氏」、「ABC株式会社」→「当社」
機密数値データの数値をスケール変換するか相対表現に置き換える
例：「売上845百万円」→「売上約X百万円」または「前年比8%増」
要約する前に機密部分をマスキングまたは一般化
プロンプト例：「以下の文書から機密情報を削除しています：[マーカー]はマスキングされた情報を示します」

実務での対策として、以下の運用ルールも効果的です：

機密度の高い情報と低い情報を分離し、機密度の低い部分のみをChatGPTに入力
ChatGPTに入力する内容の事前チェックと、出力内容の公開前レビュー
「この要約は社内勉強会でのみ使用します」など、利用目的を明確に指定

こうした対策を総合的に実施することで、業務効率化のメリットを享受しながら、情報セキュリティリスクを最小化することができます。

組織全体でChatGPTを安全に活用するためには、明確なガイドラインとルールの整備が重要です。セキュアAI利用ポリシーの策定は、リスク管理と効果的な活用の両立に役立ちます。

ガイドラインは、組織の規模や業種、取り扱う情報の性質に応じてカスタマイズする必要があります。特に規制業界（金融、医療、法律など）では、業界特有の規制に準拠したガイドラインの策定が必須です。

まとめ

ChatGPTによる要約機能は、情報過多時代のビジネスパーソンにとって強力な味方です。本記事で紹介したプロンプトテンプレートやテクニックを活用し、自社の業務フローに合わせてカスタマイズすることで、明日からすぐに業務効率化を実現できるでしょう。

特に議事録作成や調査レポート分析など、定型的な要約作業から始めれば、比較的リスクの低い形でChatGPTの恩恵を享受できます。情報セキュリティに十分配慮しながら、段階的に活用範囲を広げていくアプローチをおすすめします。

ただし、組織全体での導入を検討される場合は、セキュアAI利用ポリシーの整備が重要です。不安や疑問がある方は、生成AIによる業務効率化施策導入のプロフェッショナルである弊社へのご相談も検討してみてください。

AIと人間の強みを組み合わせることで、より創造的で付加価値の高い業務に集中できる環境を作り上げていきましょう。

よくある質問

社内の機密情報を含む文書をChatGPTで要約しても安全ですか？

機密情報を含む文書のChatGPT処理には注意が必要です。以下の対策を講じることで、リスクを最小限に抑えることができます。

個人名、会社名、製品名などの固有識別情報を匿名化する（例：「山田太郎」→「A氏」）
具体的な数値データを相対表現や範囲表現に置き換える
最も機密性の高い部分は要約対象から除外する
組織内でAI利用ポリシーを策定し、情報区分に応じた利用ルールを明確にする

また、OpenAIのエンタープライズプランなど、データ保持しないビジネス向けプランの活用も検討する価値があります。いずれにせよ、機密度の高い情報はChatGPTに入力しないことが最も安全な選択です。

要約の精度が低い場合、どのようにプロンプトを改善すればよいですか？

要約の精度が低い場合、以下のアプローチでプロンプトを改善できます。

具体的な指示を増やす：「以下の重要キーワードに特に注目してください：[キーワードリスト]」など
段階的なプロセスを指示する：「まず文書の全体像を把握し、次に重要ポイントを抽出し、最後に構造化してください」
特定のフォーマットを指定する：「見出し付きの箇条書きで要約してください」
対象読者を明確にする：「この内容を技術知識のない経営層向けに要約してください」
反復的な改善を行う：最初の要約結果に対して「もっと具体的な数値を含めてください」など追加指示を出す

一般的に、プロンプトの質が要約の質を大きく左右します。試行錯誤しながら、自分の業務に最適なプロンプトパターンを見つけることが重要です。本記事で紹介したテンプレートをベースに、少しずつカスタマイズしていくアプローチがおすすめです。