歯科医院で、オンライン予約システムの導入を検討しているが、どのように選ぶべきか、どんなメリットがあるか、導入にあたって何を注意すべきか疑問を抱えている方も多いでしょう。
本記事では、歯科医院向けオンライン予約システムの導入方法とそのメリット、選定のポイントや運用方法、セキュリティ対策についてわかりやすく解説しています。記事を読むことで、効率的なオンライン予約システムの選び方や導入方法が理解でき、患者満足度の向上やコスト削減に繋がるでしょう。
ぜひ、この記事を参考にして、自分の歯科医院に適したオンライン予約システムの導入を検討してみてください。
目次
歯科のオンライン予約システムとは？
オンライン予約システムは、歯科医院での診療予約をインターネットを通じて行えるようにするシステムです。
患者は、自宅や職場などから予約システムにアクセスし、希望の診療日時を選択して予約できます。
平日の昼間は仕事で忙しく、歯科医院に電話で予約をすることができないという患者も多いでしょう。しかし、オンライン予約システムを導入すれば、患者は仕事の合間や夜間に自宅から予約を行うことができ、予約が取りやすくなります。
このシステムの導入により、受付スタッフの業務負担が軽減され、患者にとっても予約が簡単になるというメリットがあります。
ポータルサイトの予約機能で十分？
予約機能を備え持った医療系ポータルサイトも多くあります。例えば「EPARKクリニック・病院」や「マイドクター」などに登録されている病院も多いのではないでしょうか？
それらのポータルサイトへの登録と、自院での予約システム構築ではそれぞれどんなメリット・デメリットがあるか以下のテーブルにまとめました。
| メリット | デメリット | |
|---|---|---|
| ポータルサイト |
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| 自院オンライン予約システム |
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ポータルサイトの予約機能だけでは、自院のオリジナルな予約システムを構築できないため、自院の予約管理に特化した機能が充実しているわけではありません。
例えば、ポータルサイトの予約機能を利用して予約を取った場合、その予約が歯科医院の予約システムに反映されるまでに時間がかかる場合があります。そのため、予約確認の連絡を受けるまでに時間がかかり、患者が不安になることもあります。
オンライン予約システムを導入することで、より効率的な予約管理が実現されるます。
オンライン予約システムの基本機能は？
歯科でよく使われる予約システムの基本的な機能は以下の通りです。
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それぞれの機能について説明します。
オンライン予約機能
オンライン予約機能は、患者が歯科医院のホームページやアプリから、診療予約を行える機能です。患者は、自分の都合に合わせて予約ができるため、電話での予約よりもスムーズになります。
予約管理機能
予約管理機能は、歯科医院が予約情報を一元管理できる機能です。スタッフは、予約状況をリアルタイムで把握し、変更やキャンセルも簡単に行えます。
また、予約状況に応じて診療スケジュールの調整も可能です。
予約確認・リマインダー送信機能
予約確認・リマインダー送信機能は、患者に予約確認やリマインダーをメールやSMSで送信する機能です。
これにより、患者は予約日時を忘れることが少なくなるでしょう。キャンセルや無断キャンセルの防止にもつながります。また、約の確定がすぐにわかるため、患者の不安を軽減できます。
キャンセル待ち機能
キャンセル待ち機能は、予約がいっぱいの場合でも、キャンセルが発生した際に患者が自動的に予約できる機能です。これにより、歯科医院はキャンセルが発生した場合でも、すぐに他の患者に予約枠を埋めることができます。
キャンセル待ち機能で、効率的な診療スケジュールの運用が可能となるでしょう。患者側からも医院側からも効率的な予約調整が可能になります。
予約状況の確認機能
予約状況の確認機能は、歯科医院のスタッフが、現在の予約状況をリアルタイムで確認できる機能です。
これにより、スタッフは予約枠の空き状況や、どの診療が多く予約されているかなどの情報を瞬時に把握できます。
患者は、自分が予約した日時や、キャンセル待ちリストに登録しているかどうかなどを確認できます。
歯科で予約システムを導入すべき4つの理由
歯科で予約システムを導入する必要がある理由は、従来の電話予約には以下のような問題点があるためです。
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それぞれの問題について説明します。
電話がつながらない
混雑時間帯には電話がつながりにくく、何度もかけ直す必要があります。特に、平日の昼間に予約を取ろうとする患者は、仕事などの都合で電話がつながらないことが多く、予約が取りづらくなってしまいます。
予約システムを導入することで、電話がつながらない問題が解消されます。
患者はオンラインで簡単に予約ができるため、電話がつながらないことによるストレスが軽減されます。
予約ミス
電話での予約では、聞き間違いや手違いによる予約ミスが発生する可能性があります。聞き漏れや予約帳への書き込み忘れはどうしても避けられません。
オンライン予約システムでは、患者が自分で予約内容を確認できるため、予約ミスが減ります。予約確認機能やリマインダー送信機能が備わっているため、医院側も確実な予約管理が行えます。
また、スタッフが予約管理を一元化できるため、スケジュールの調整が容易になります。
スタッフ負担
電話での予約業務には、スタッフの負担がかかります。特に、患者からの電話が殺到する時間帯には、スタッフが応対しきれずにストレスを感じることがあります。
予約システムを導入することで、スタッフの予約受付業務の負担が軽減されます。これにより、スタッフはより重要な業務に時間を割くことができ、全体的な業務効率が向上するでしょう。
患者満足度
電話での予約は、時間帯や混雑状況によっては長時間待たされることがあり、患者のストレスや不満を引き起こすことがあります。
オンライン予約システムを導入することで、患者が予約をスムーズに行えるため、患者満足度が向上します。特に、仕事や家事の合間に予約を取りたいという患者が多いため、24時間いつでも予約を取ることができるオンライン予約システムは、患者にとって大きな利便性となります。
また、リマインダー機能やキャンセル待ち機能など、患者にとって便利な機能が増えることで、より良いサービスが提供できます。
歯科医院予約システムを導入する4つのメリット
歯科で予約システムを導入することによって、以下のようなメリットがあります。
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それぞれのメリットについて説明します。
予約業務の効率化
従来の電話予約では、スタッフの手作業による予約管理が必要でした。オンライン予約システムの導入により、スタッフが手動で行っていた予約業務が自動化され、効率化が図られます。
また、システムが自動で予約の重複をチェックしてくれるため、重複した予約が入ることもありません。
これにより、スタッフは他の業務に集中でき、全体的な業務効率が向上します。
患者満足度の向上
オンライン予約システムを導入することで、患者は自宅や外出先から予約を行うことができます。
オンライン予約システムを導入することで、患者は自分の都合に合わせて予約ができ、予約ミスも減るため、患者満足度が向上します。
また、リマインダー機能やキャンセル待ち機能など、患者にとって便利な機能が提供されることで、さらに満足度が向上するでしょう。
コスト削減
オンライン予約システムを導入することで、電話での予約受付業務が減り、スタッフの労働コストが削減されます。
また、効率的な予約管理により、診療スケジュールが最適化され、無駄な時間が削減されるでしょう。
さらに、予約情報をデータベース化することで、予約状況の確認や管理が容易になるため、業務効率化にもつながります。
新規患者の獲得
オンライン予約システムを導入することで、歯科医院のサービスが向上し、口コミや評判が広がりやすくなります。これにより、新規患者の獲得が容易になり、歯科医院の経営にプラスの影響を与えることが期待できます。
歯科医院で予約システムを導入する手順と方法
歯科医院が自院に予約システムを導入する際には、以下のようなステップを踏みます。
| 手順 | 概要 |
|---|---|
| 1.システムの比較・選定 | 複数の歯科 予約システムを比較して、自院のニーズや要件に合ったシステムを選定する。 以下が主な検討点となる
|
| 2.システムの導入計画 | 以下を含めた計画を立てる。
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| 3.システム提供会社と契約 | システム導入の日程を決定 |
| 4.システムの設定・カスタマイズ | 以下を設定し、システムを自院に最適なものにカスタマイズする。
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| 5.スタッフのトレーニング・教育 | スタッフへのトレーニングを実施し、システムの操作方法や予約管理方法を習得させる。 |
| 6.システムの立ち上げ・周知 | 患者に対してオンライン予約が可能であることを周知します。院内告知やホームページ、SNSなどで情報発信を行いましょう。 |
| 7.システムの運用・管理 | 定期的にシステムの運用状況を確認し、改善やアップデートが必要な場合は、システム提供会社と連携して対応する。 |
歯科医院でオンライン予約システムを導入する際の注意点
歯科でオンライン予約システムを導入する際には、以下のようなリスクが存在します。
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それぞれの注意点について説明します。
システムの不具合
システムに不具合が発生した場合、予約の取りこぼしなどが起こる可能性があります。予約できないということは、患者からの信頼を失うことにつながるため、システムの安定性や信頼性は非常に重要です。
システム提供会社との連携やサポート体制を確認し、トラブルが発生した際に迅速に対応できるようにしましょう。
セキュリティ上の問題
オンライン予約システムを導入する際には、患者の個人情報が取り扱われます。システムのセキュリティ対策が十分であるかどうかを確認し、患者の情報が漏洩しないように注意が必要です。
スタッフのトレーニング不足
システムの導入前に、スタッフのトレーニングや教育を徹底的に行い、システムの適切な運用ができるようにします。
オンライン予約システムを導入したものの、スタッフがシステムの操作方法や予約管理方法を十分に理解していない場合、効率化や患者満足度向上が期待できません。
導入前に十分なトレーニングを行い、スタッフがシステムを正しく使いこなせるようにすることが重要です。
まとめ
オンライン予約システムは、予約業務の効率化や患者満足度の向上、コスト削減など多くのメリットが期待できます。しかし、導入に際してはシステム選定や運用方法、セキュリティ対策に留意することが重要です。
この記事を参考にして、ぜひオンライン予約システムの導入を検討してみてください。適切なシステムを選び、運用方法やセキュリティ対策を十分に考慮することで、歯科医院の運営効率を向上させることができるでしょう。
しかし、予約システムは商品が多く、価格や機能の絞り込み比較が難しいと感じているドクターも少なくないようです。日々の診療で忙しいと、新商品情報や新機能情報のキャッチアップまで手が回らないという方も大勢いらっしゃいます。
そのような場合は、ぜひ弊社にお気軽にご相談ください。現在の状況を丁寧にヒアリングし、集患向上と患者の満足度向上を実現するプランを練り上げます。
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